Архивация в outlook 2013

Содержание
  1. Способы архивации и резервного копирования данных Outlook: PST и OST файлы
  2. Панель управления почтой
  3. Файлы данных Outlook (*.pst и *.ost)
  4. Где хранятся файлы данных Outlook
  5. Архивация данных Outlook
  6. Автоматическая архивация данных
  7. Архивация данных Outlook вручную
  8. Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook
  9. Как изменить установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst или *.ost)
  10. Для чего нужен архив почты Outlook
  11. Что даёт архивация:
  12. Как правильно архивировать письма на почте Outlook
  13. Настройка архивации в Outlook
  14. Как заархивировать письма в почте Outlook
  15. Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и другие полезные действия
  16. Как сохранить письма в Outlook
  17. Сохранение определённых писем
  18. Как выделить несколько писем
  19. Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл
  20. Где Outlook хранит письма
  21. Как восстановить письма
  22. Импорт (восстановление) писем из pst-файла
  23. Восстановление удалённых писем
  24. Как заархивировать письма
  25. Возможные проблемы с письмами
  26. Outlook отмечает письмо как прочитанное
  27. Outlook не помечает прочитанные письма
  28. Outlook не грузит старые письма
  29. Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем
  30. Зачем нужна архивация почты?
  31. Как узнать размер почтового ящика
  32. Автоматическая архивация
  33. Архивируем вручную
  34. Перемещение в сетевой архив
  35. Как подключить архив на другом компьютере
  36. Как правильно настроить автоархивацию элементов почтового ящика Microsoft Outlook
  37. Периоды устаревания и даты, используемые при архивации элементов
  38. Восстановление заархивированных элементов
  39. Архивация или удаление элементов с помощью средства автоархивации
  40. Просмотр архивных элементов
  41. Выключение автоархивации

Способы архивации и резервного копирования данных Outlook: PST и OST файлы

Архивация в outlook 2013

Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками смотрите в источнике: https://hetmanrecovery.com/ru/recovery_news/outlook-backup-archiving-restore-of-pst-ost-data.htm

В данной статье мы рассмотрим, как сохранить и обезопасить данные Outlook путём их архивирования или создания резервной копии, а также способы восстановления файлов данных Outlook (.pst или .ost) из резервной копии или архива.

Ведь независимо от того, используете вы Outlook для создания и отправки электронных сообщений, для импорта контактов из Gmail в адресную книгу почтового клиента или пользуетесь его адресной книгой, создаёте вы в нём задания или отметки календаря, это значит, что в вашем почтовом клиенте хранится много ценных данных. В связи с этим, каждому пользователю Outlook полезно знать, как обезопасить и сохранить свои данные, чтобы избежать их утери в будущем.

Панель управления почтой

Для начала, давайте рассмотрим панель управления и настройки почты Outlook, с помощью которой можно настроить почтовый клиент в Windows. Чтобы открыть её перейдите в Панель управления компьютера и выберите раздел Почта.

В открывшемся окне Настройка почты доступны три раздела: Учётные записи, Файлы данных, Конфигурации.

Выбирая первые два пункта открывается одно и то же окно Настроек учетных записей электронной почты, только с разными закладками, в котором можно добавить учётную запись, увидеть место хранения данных каждого почтового аккаунта, восстанавливать или вносить в них изменения.

Чтобы добавить учётную запись в Outlook нажмите кнопку Учётные записи, и в закладке Электронная почта нажмите Создать.

Если вам необходимо произвести те или иные действия с данными определённого почтового аккаунта, то для этого перейдите в закладку Файлы данных в которой можно сделать следующее:

  • Добавить или удалить файл данных.
  • Установить Параметры файла данных. В данном меню, кроме других функций, есть функция уменьшения размера файла данных, которая будет полезна в случае если такой файл «вырастет» до больших размеров и будет занимать много места на жестком диске компьютера. Для этого нажмите в меню Параметров кнопку Сжать.
  • Установить файл данных, который будет основным по умолчанию.
  • Открыть расположения файла (файла данных), нажав для этого соответствующую кнопку.

Файлы данных Outlook (*.pst и *.ost)

Чаще всего, пользователю нет необходимости знать о том, где почтовый клиент Outlook хранит свои данные. Но в случае необходимости создания резервной копии данных почтового клиента или переноса их на другой диск с целью экономии или освобождения свободного пространства жесткого диска компьютера, необходимо знать его место размещения.

Outlook хранит электронные сообщения каждого почтового аккаунта в .pst или .ost файле, но место размещения такого файла зависит от используемой версии почтового клиента. В данной статье мы покажем места размещения файлов данных Outlook, и как можно поменять их место размещения в случае необходимости.

Если вы уже какое-то время используете Outlook, то наверняка слышали о файлах PST. Каждый ящик электронной почты в Outlook имеет собственное хранилище данных в виде файла формата PST, в котором сохранены все письма и переписки, отметки календаря и напоминания. Данные файла PST могут быть сжаты и зашифрованы или нет, в зависимости от осуществлённых настроек.

Возможно вы обращали внимание на то, что чем больший объём данных сохранён в PST-файле, тем медленнее начинает работать почтовый клиент. Время от времени Outlook предлагает архивировать более старые сообщения, чтобы уменьшить данное явление путём загрузки меньшего объёма данных почтового клиента при его запуске.

Также в папке данных Outlook вы могли встречать файл с расширением .ost. OST файлы имеют схожую функцию с PST файлами, но используются как временное офлайн хранилище электронной почты. Смысл в том, чтобы пользователь мог пользоваться сообщениями из файла OST во время отключенного email сервера (отсутствия интернет соединения), а после возобновления связи Outlook всё синхронизировал.

То есть, PST файл создаётся Outlook в случае сохранения всей электронной почты и переписки на локальном компьютере, а OST файл – при работе с хостами электронной почты, которые сохраняют все данные электронного ящика на удалённом сервере (например, Gmail или Outlook.com). В таком случае, OST файл просто содержит локальную копию данных вашей электронной почты.

Где хранятся файлы данных Outlook

Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST и OST файлы в папку AppData:

C:\Users\Имя Пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST файлы в следующей папке:

C:\Users\Имя Пользователя\Documents\Файлы Outlook

Увидеть папку хранения PST или OST файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню Файл / Настройка учётных записей.

В окне Настроек аккаунта в закладке Файлы данных, выберите аккаунт, который необходимо просмотреть (если их несколько) и нажмите «Открыть местонахождение файла»

Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST файл (или OST файл, если данным аккаунтом используется такой).

Архивация данных Outlook

Основным файлом данных с которым работает Outlook является файл с названием учётной записи. Из этого файла также можно создать архив или его резервную копию. Сделать это можно настроив автоматическую архивацию данных или архивировать данные вручную.

Автоматическая архивация данных

Чтобы настроить автоматическую архивацию данных Outlook, откройте приложение и перейдите в вкладку Файл. Выберите из всплывающего меню необходимую учётную запись (если их несколько).

После этого нажмите Средства очистки и выберите пункт меню «Очистить почтовый ящик».

После нажатия кнопки Автоархивация, Outlook заархивирует установленные папки почтового ящика. Чтобы изменить настройки параметров автоархивации достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на одной из папок почтового ящика Outlook и выбрать Свойства / Архивация / Автоархивация.

Кликнув кнопку Настройки архива по умолчанию, можно установить архивацию элементов папки с настройками по умолчанию.

Архивация данных Outlook вручную

Если нет необходимости настраивать автоматическую архивацию почты, то это можно осуществлять вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивация установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости.

Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook

Также, с целью обеспечения сохранности данных почтового клиента, можно создать резервную копию файла данных Outlook. Достаточно просто скопировать .pst или .ost файл вашей учётной записи на другой диск или в облачное хранилище. Для этого, откройте расположение нужного файла PST и скопируйте его.

Чтобы восстановить скопированный таким образом файл данных, откройте Outlook и перейдите в Файл / Открыть и экспортировать / Открыть файл данных Outlook, и выберите необходимый файл данных.

Как правило, почтовый клиент сразу же открывает папку с файлами данных.

После этого в Outlook отобразятся все данный из выбранного файла PST, и вы сможете пользоваться почтой в обычном режиме. В случае, если необходимости в использовании данной резервной копии файла данных больше не будет, эти данные можно удалить из почтового клиента.

Примечание. Как можно увидеть в мастере импорта и экспорта данных, файлов и параметров Outlook, импорт данных возможно осуществить только из файла PST. Т.е.

, в том случае, если вашим почтовым аккаунтом используется файл данных OST, он не сможет его импортировать в таком виде. Для этого необходимо будет конвертировать OST файл в PST формат.

С помощью встроенных в Outlook инструментов осуществление такой конвертации не предусмотрено, для этого воспользуйтесь сторонним программным обеспечением.

Как изменить установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst или *.ost)

Если вам нужно переместить ваши файлы Outlook из диска С или просто в более удобное место, то это также можно сделать. Только нельзя данный файл просто скопировать, удерживая левой кнопкой мышки.

Если сделать так, то Outlook создаст новый файл в папке, которая установлена по умолчанию для PST файла и в результате будет утеряна часть информации почтового ящика.

Чтобы переместить файл данных, необходимо изменить установленное по умолчанию место хранения файлов Outlook с помощью реестра и только после этого перемещать файл.

Внимание. Редактор реестра – это инструмент, в результате осуществления неправильных действий с которым можно повредить операционную систему, после чего её работа станет нестабильной. Поэтому, будьте осторожны осуществляя какие-либо действия с Редактором реестра, а лучше создайте его резервную копию прежде чем вносить какие-то изменения.

Закройте Outlook и откройте Редактор реестра.

В левой части Редактора реестра перейдите по следующему пути:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

где 16.0 – версия вашего Outlook.

Далее, создайте в этой папке новую единицу. Для этого кликните в правом окне правой кнопкой мыши и выберите Создать / Расширяемый строковый параметр. Назовите новую единицу «ForcePSTPath».

Имейте ввиду, что если вы работаете с OST файлом, то необходимо создать единицу с названием «ForceOSTPath». Часто пользователи создают обе единицы, чтобы все файлы Outlook сохранялись в одной папке.

Кликните дважды на новой единице («ForcePSTPath» или «ForceОSTPath») и в открывшемся окне свойств укажите папку, в которую необходимо сохранять файлы данных Outlook, после чего нажмите Ok.

Закройте Редактор реестра. После этого Outlook должен создать новый PST файл в указанной новой папке, а также теперь можно перенести старый PST файл в новую папку. После открытия, Outlook должен работать, как и прежде.

Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками смотрите в источнике: https://hetmanrecovery.com/ru/recovery_news/outlook-backup-archiving-restore-of-pst-ost-data.htm

Источник: https://zen.yandex.ru/media/hetmansoftware/sposoby-arhivacii-i-rezervnogo-kopirovaniia-dannyh-outlook-pst-i-ost-faily-5bf1bd6bd13b0d00ad111160

Для чего нужен архив почты Outlook

Архивация в outlook 2013

Этот вопрос часто задавали себе неопытные пользователи, в то время, как остальные активно использовали эту функцию. Так для чего же?

Архивирование применяется при работе с письмами на электронной почте или с внешним накопителем.

Что даёт архивация:

  • с ней можно легко сохранить письма с почты, а потом к ним возвращаться, если для этого будут причины;
  • часто этот способ используется во время переустановки системы ПК, чтобы не потерять важные данные;
  • для переноса сообщений на внешний носитель;
  • при использовании нескольких устройств или при замене одного на другой.

Чтобы создать архив из e-mail есть несколько способов, которые подбираются в зависимости от учётной записи самой электронной почты.

Владелец учётной записи всегда имеет доступ к папке под названием «Архив», часто она является даже стандартной папкой вместе с такими же другими функциями: «Входящие», «Отправленные»; «Удалённые».

При использовании таких учётных записей как POP и IMAP можно либо создать папку под названием «Архив», либо использовать уже существующую для этих целей. Но в Microsoft 365 и Exchange это сделать невозможно.

Как правильно архивировать письма на почте Outlook

При использовании кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшится. Но если для архивации это необходимо, тогда стоит воспользоваться серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или провести архивацию вручную.

Конечно, всегда есть лимит пространства на корпоративной электронной почте и для хранения писем пользователь получает свой лимит памяти. При активном использовании данного сервиса рано или поздно придётся освобождать место для того, чтобы была возможность получать новые письма.

И здесь можно будет либо их все удалить, либо переместить куда-нибудь для хранения (локальный диск). И для такого хранения их придётся заархивировать.

К тому же, чтобы очисть почтовый ящик, придётся потратить много времени, на удаление каждое письмо по отдельности. А чтобы очистить всё одним быстрым движением, сначала нужно создать архив. Но при этом часто важные данные также могут попасть «под раздачу».

При создании архива можно установить параметры, ориентируясь на которые будет проходить архивация писем.

Настройка архивации в Outlook

Для начала нужно выбрать письма, которые требуется заархивировать. В группе под названием «удалить» есть кнопка «архивировать». Для этой функции также может использовать клавишу BACKSPACE (с её помощью легко выбрать сразу несколько сообщений для создания архива).

ВАЖНО. Учётные записи Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com уже имеют папку под названием Архив. Если же их не видно, тогда нужно пойти другим путём: Файл – Учётная запись Office – Параметры обновления – Обновить.

Сообщения будут перенесены в папку «Архив». А при любой ошибке всегда можно зайти в новый архив и переместить письма обратно к нужной папке.

ВНИМАНИЕ. Кнопка «Архивировать» отображается в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. Во всех версиях, которые вышли до этого, такой кнопки нет.

Есть ещё одна интересная опция в Outlook: архивирование с помощью клавиатуры.

Её можно использовать, когда нужно заархивировать небольшое количество сообщений, и выделив их, достаточно нажать кнопку BACKSPACE.

ВАЖНО. Когда сообщение открыто с использованием отдельного окна, а не просто для чтения, то архивация не произойдёт. Для этого нужно закрыть сообщение и открыть его в области чтения, и только в этом случае нажать BACKSPACE. При открытом окне же придётся нажимать кнопку «архивировать» прямо с ленты.

Часто такой способ используют для того, чтобы освободить место в почтовом ящике. Но нужно правильно заархивировать письма, чтобы не потерять важные данные.

Как заархивировать письма в почте Outlook

Пошаговая инструкция архивации писем:

  • первое, что нужно сделать, — это открыть программу Outlook;
  • в окне экспорта выбрать «файл данных Outlook»;
  • выделить письма, которые нужно заархивировать с помощью галочки. Затем нажать на кнопку «Архивировать»;
  • система предложит способ для архивации, и пользователь выбирает тот, который ему больше всего подходит;
  • нужно указать дату создания архива.

Конечно, после архивации все письма и данные, которые в них находятся, доступны к просмотру или прочтению. К тому же архивы не имеют сроков годности, так что они остаются с пользователем так долго, как это будет необходимо.

Такие заархивированные письма всегда можно быстро найти в разделе «Вся почта». Также сообщения от одного отправителя в самом архиве соединяются в цепь, что значительно упрощает поиск и использование почты.

Сделать архив на почте вручную очень просто. Всё, что нужно, — это нажать на пункт «сохранить». И после этого всегда можно быстро и просто найти сообщение, которое необходимо. И даже при поломке компьютера всегда будет быстрый доступ к важной информации в любое время. Но важно, чтобы данный архив был перенесен на внешний носитель или жёсткий диск с установленной системой.

Для ручной архивации в Outlook 2016 нужно сделать несколько простых шагов:

  • выбрать пункт «Файл»;
  • затем «Сведения – Инструменты – Удалять старые элементы»;
  • выбрать параметры «Архивировать эту папку и вложенные файлы»;
  • установить дату (архивировать элементы, созданные до).
  • после всех проведённых действий нажать «Ок».

Пишите комментарии, какие вопросы у вас возникали во время архивации и насколько сложно было сделать первый архив. И какие данные стоит архивировать, а какие — нет.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/kak-arxivirovat-pochtu-outlook.html

Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и другие полезные действия

Архивация в outlook 2013

При переустановке операционной системы или смене компьютера вам наверняка не захочется терять сообщения вашего почтового клиента. В принципе, они и так не должны никуда пропадать, но случаи бывают разные. Даже если вы не планируете никаких действий с вашим компьютером, лучше подстраховаться и создать резервную копию всех своих писем.

Как сохранить письма в Outlook

Сохранить вашу почту из Outlook можно двумя способами: сохранение определённого письма и полный экспорт всех писем и пользовательской информации.

При использовании любого способа вместе с письмом сохраняются и его вложения, но сохранить только вложения невозможно без написания индивидуального скрипта.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты — это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

  1. Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».

    Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»

  2. Нажмите «Сохранить как».

    Во вкладке «Файл» нажмите «Сохранить как»

  3. Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.

    Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

  • чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
  • выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

  1. Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экспортировать».

    Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»

  2. Выберите «Экспорт в файл».

    Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»

  3. Выберите «Файл данных Outlook».

    Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»

  4. Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.

    Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»

  5. Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».

    Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»

  6. В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.

    Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

  • диск:\Пользователи\\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
  • диск:\Пользователи\\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
  • диск:\Users\\Documents\Файлы Outlook;
  • диск:\Пользователи\\Мои документы\Файлы Outlook\;
  • диск:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

  • диск:\Пользователи\\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
  • диск:\Пользователи\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Как восстановить письма

Под восстановлением многие понимают два совершенно разных действия: импорт из pst-файла и восстановление удалённого сообщения. Мы опишем оба эти действия.

Импорт (восстановление) писем из pst-файла

Этот способ подразумевает наличие у вас pst-файла. Как его создать, описано выше.

  1. Откройте окно «Импорт и экспорт», как при экспортировании, и выберите «Импорт из другой программы или файла».

    Выберите «Импорт из другой программы или файла» в открывшемся окне

  2. Выберите «Файл данных Outlook».

    Выберите из списка «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»

  3. Укажите путь к файлу. Если возможно совпадение имеющихся в Oulook писем с сообщениями из pst-файла, обратите внимание на настройки и выберите нужную.

    Укажите путь к файлус помощью кнопки «Обзор…» и нажмите «Далее»

  4. Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово».

    Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово»

Восстановление удалённых писем

Если вы почистили внутреннюю корзину Outlook, восстановить письмо уже не получится.

  1. В панели папок откройте «Удалённые». Что увидеть эту панель в Outlook 2016 и 2013, нажмите «Все папки» или стрелочку разворота в левой части окна.

    Откройте «Удалённые» в панели папок

  2. Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант (это будет папка, из которой письмо удалилось).

    Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант

  3. Если у вас Outlook 2010 или 2007, такого варианта не будет. Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно.

    Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно

Как заархивировать письма

Ранее упоминалось про основной pst-файл Outlook. Со временем в нём скапливается всё больше писем и вложений, в соответствии с чем растёт и его размер. Чтобы освободить часть пространства на вашем жёстком диске, вы можете включить архивацию.

Архивация писем в Outlook не делится на автоматическую и ручную.

Архивация подразумевает превращение одной или нескольких папок с письмами (внутри pst-файла) в архив. Сами папки для вас никак не изменятся, но всё, что там находится сейчас и попадёт в дальнейшем, будет сжиматься.

  1. Перейдите во вкладку «Файл». В разделе «Сведения» нажмите на «Средства очистки» и выберите «Архивировать…».

    В разделе «Сведения» нажмите на «Средства очистки» и выберите «Архивировать…»

  2. Отметьте «Архивировать все…» или выберите папки для сжатия. Вы также можете заархивировать уже экспортированный pst-файл (по умолчанию будет указан путь к основному). После этого нажмите OK.

    Отметьте «Архивировать все…» или выберите папки для сжатия, после нажмите OK

Возможные проблемы с письмами

Как и во всех продуктах пакета Microsoft Office, в работе Otlook иногда встречаются проблемы, но все они решаются очень просто. Причины чаще всего заключаются в неправильных настройках самого почтового клиента.

Outlook отмечает письмо как прочитанное

  1. Если письмо отмечается как прочитанное независимо от того, читали вы его или нет, перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры».

    Перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры»

  2. Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…».

    Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…»

  3. Снимите галочку с первого пункта, который называется «Отмечать как прочтённое при просмотре в области чтения» и нажмите OK.

    Снимите галочку с первого пункта и нажмите OK

Outlook не помечает прочитанные письма

Если прочитанные письма не помечаются — как и в случае с предыдущей проблемой, — нужно зайти в настройки области чтения. Отметьте галочкой пункт «Отмечать как прочтённое при выборе другого сообщения» и нажмите OK.

Отметьте галочкой второй пункт и нажмите OK

Outlook не грузит старые письма

  1. Если старые сообщения не высвечиваются, перейдите во вкладку «Файл» и в разделе «Сведения» откройте «Настройка учётных записей…».

    Перейдите во вкладку «Файл» и в разделе «Сведенья» откройте «Настройка учётных записей…»

  2. Дважды кликните левой кнопкой мыши по вашему почтовому ящику.

    Дважды кликните левой кнопкой мыши по вашему почтовому ящику

  3. Перетащите ползунок до упора вправо и нажмите «Далее».

    Перетащите ползунок до упора вправо и нажмите далее

  4. В последующих окнах ничего не меняйте. После этого перезапустите Outlook.

Создание бэкапов — или сохранения информации на дополнительный носитель — дело полезное. Почта теряется довольно редко, но лучше всё же иметь страховку, особенно если в сообщениях присутствуют важные данные. Старайтесь периодически сохранять файл с письмами, даже если не планируете никаких изменений.

  • Николай Багромян
  • Распечатать

Источник: https://kompkimi.ru/intrenetseti/kak-sohranit-pismo-iz-outlook

Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем

Архивация в outlook 2013

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники.

Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде.

Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

  • используя возможности веб-интерфейса;
  • через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

  1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
  2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
  3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

  1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
  2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

  • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
  • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
  • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
  • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

  Способы восстановления доступа к почте на популярных почтовиках

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному.

Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище.

Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

  • открыть Аутлук через браузер;
  • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
  • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
  • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка.

Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению.

Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

  Как зайти на свою страницу в электронной почте

Как подключить архив на другом компьютере

В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

  1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
  2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
  3. Выбираем «Открыть и экспортировать».
  4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

Источник: http://composs.ru/kak-zaarxivirovat-pochtu-v-outlook/

Как правильно настроить автоархивацию элементов почтового ящика Microsoft Outlook

Архивация в outlook 2013

По мере создания и получения элементов размер почтового ящика Microsoft Outlook увеличивается. Чтобы сохранить возможность управления почтовым ящиком, необходимо перемещать в другое место – архивировать – старые элементы, которые еще используются, но редко.

Кроме того, требуется механизм автоматического перемещения таких старых элементов в архив и удаления элементов, содержание которых устарело. Средство автоархивации обеспечивает выполнение этих операций.

По умолчанию автоархивация включена и выполняется автоматически через заданные промежутки времени.

При ее выполнении старые элементы и элементы с истекшим сроком действия удаляются из папок. Старыми называются элементы, достигшие заданного возраста архивации. В их число могут, например, входить полученные сообщения с поручениями по проектам.

Элементы с истекшим сроком действия – это сообщения и встречи, содержание которых устаревает после определенной даты, например, собрания, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые до сих пор отображаются в календаре.

Хотя срок действия не является обязательным, он может быть определен при создании элемента или позднее. Элемент с истекшим сроком действия недоступен и его название отображается зачеркнутым.

Средство автоархивации может выполнить с элементами папки одно или оба следующих действия: удаление элементов с истекшим сроком действия без возможности восстановления или архивация старых элементов в архивный файл и их удаление. Архивным файлом называется файл данных особого типа.

При первом запуске средства автоархивации архивный файл автоматически создается в папке C:Documents and Settingsимя_пользователя Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst. Если папка Local Settings не отображается, возможно она скрыта (сведения об отображении скрытых папок см.

в справке Microsoft Windows).

После первой архивации элементов Microsoft Outlook доступ к элементам в архивном файле может осуществляться непосредственно через Архивные папки в списке папок Microsoft Outlook. При необходимости могут быть созданы отдельные архивные папки для разных папок.

В архивных папках сохраняется существующая структура папок Microsoft Outlook. Если у папки, в которую архивируются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и почтовом ящике идентичны.

После архивации папки остаются на месте, даже если они пустые. Работа с заархивированными элементами осуществляется так же, как с элементами в главном почтовом ящике.

Если требуется переместить элементы из архива назад в главный почтовый ящик, можно либо импортировать все элементы из файла архива в исходные папки или в другие папки по выбору, либо переместить или скопировать отдельные элементы вручную.

Существует два набора настроек автоархивации: глобальные настройки и настройки для отдельных папок. Глобальные настройки (или настройки, используемые по умолчанию) определяют, используется ли средство автоархивации, а также операции, выполняемые им по умолчанию с элементами всех папок Microsoft Outlook, кроме папки «Контакты», в которой средство автоархивации не работает.

Настройки для отдельных папок переопределяют глобальные настройки, что позволяет задавать разные параметры работы средства автоархивации в разных папках.

Если для отдельной папки не заданы настройки средства автоархивации, ее архивация выполняться не будет. Глобальные настройки и настройки для отдельных папок применяются только для текущего почтового ящика.

При необходимости архивация элементов может выполняться вручную.

Помимо настроек автоархивации для элементов почтового ящика могут действовать политики хранения данных, задаваемые на уровне организации. Политики хранения данных определяют сроки хранения документов и элементов в организации. Эти политики имеют более высокий приоритет, чем настройки автоархивации.

Периоды устаревания и даты, используемые при архивации элементов

По умолчанию для папок используются следующие периоды устаревания:

  • Входящие, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник, Черновики: 6 месяцев;
  • Отправленные, Удаленные: 2 месяца;
  • Исходящие: 3 месяца.

Для созданных пользователем папок, содержащих элементы того же типа, что и папки «Входящие», «Календарь», «Задачи», «Заметки» или «Дневник», также используется период устаревания 6 месяцев.

Способ определения возраста элемента в Microsoft Outlook зависит от типа элемента:

  • Сообщения – Дата отправки или получения, либо дата и время последнего изменения (более поздняя из трех);
  • Элементы календаря – Дата встречи, события или собрания, либо дата и время последнего изменения (более поздняя из двух). Повторяющиеся элементы не архивируются автоматически;
  • Задачи – Дата выполнения или дата и время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не архивируются автоматически. Задачи, порученные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные;
  • Примечание – Дата и время последнего изменения;
  • Записи в дневнике – Дата создания записи или дата и время ее последнего изменения;
  • Контакты – Не архивируются.

Восстановление заархивированных элементов

  • Копирование всех элементов из файла pst в исходные папки.
    1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
    2. Выберите действие Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку «Далее».
    3. Выберите значение «Файл личных папок (.

      pst)» и нажмите кнопку «Далее».

    4. В поле «Импортировать из файла» измените имя, используемое по умолчанию (backup.pst), на имя архивного файла, из которого импортируются данные, и нажмите кнопку «Далее».
    5. Щелкните папку, элементы которой импортируются. При необходимости установите флажок Включить вложенные папки.

    6. Укажите способ обработки дубликатов элементов.
    7. Установите переключатель Импортировать в такую же папку и выберите папки с тем же именем, что и папки, из которых импортируются элементы.
    8. Нажмите кнопку «Готово».
  • Копирование всех заархивированных элементов из файла pst в новую папку.
    1. В Microsoft Outlook создайте новую папку, в которую будут скопированы заархивированные элементы.
    2. В меню Перейти выберите команду Список папок, а затем щелкните в Списке папок новую папку.
    3. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
    4. Выберите значение «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
    5. Выберите значение «Файл личных папок (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
    6. В поле «Импортировать из файла» измените имя, используемое по умолчанию (backup.pst), на имя архивного файла, из которого импортируются данные. Нажмите кнопку «Далее».
    7. Щелкните папку, элементы которой импортируются. При необходимости установите флажок Включить вложенные папки.
    8. Укажите способ обработки дубликатов элементов.
    9. Установите переключатель Импортировать в текущую папку.
    10. Нажмите кнопку «Готово».
  • Перемещение отдельных элементов из файла pst в исходную или новую папку.
    1. В меню Перейти выберите команду Список папок, щелкните раздел Архивные папки или имя другой папки, в которой хранятся архивные данные.
    2. Щелкните папку, содержащую элементы, которые требуется переместить.
    3. Выделите элементы, которые требуется переместить, и перетащите их в исходные папки в Списке папок.

Архивация или удаление элементов с помощью средства автоархивации

  • Установка параметров автоархивации, используемых для всех папок Microsoft Outlook по умолчанию – по умолчанию автоархивация включена. Однако параметры, используемые по умолчанию, могут быть изменены.

    В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Автоархивация». Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

    Выберите необходимые параметры. Чтобы применить изменения для всех папок, нажмите кнопку «Применить сейчас эти настройки к папке». При этом настройки архивирования, заданные для отдельных папок, не будут переопределены.

  • При изменении файла архива, указанного в поле «Перемещать старые элементы в папку», он изменяется для всех папок, в которых используются параметры автоархивации по умолчанию.

  • Установка параметров автоархивации для отдельных папок – В меню Перейти выберите команду Список папок, щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется указать параметры, а затем выберите в контекстном меню команду Свойства. Откройте вкладку Автоархивация. Если папку необходимо архивировать, укажите какие параметры автоархивации использовать – по умолчанию или свои собственные. Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле «Перемещать старые элементы в папку». При следующем выполнении автоархивации для этой папки для элементов этой папки будет автоматически создан новый файл архива.
  • Архивация элементов вручную – Выберите в меню Файл команду Архивировать. Выберите либо архивацию всех папок согласно настройкам автоархивации (это либо настройки, используемые по умолчанию, либо настройки, заданные для отдельных папок), либо архивацию отдельной папки с использованием параметров, заданных в этом диалоговом окне.

Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле «Файл архива». Microsoft Outlook автоматически создаст новый файл архива для элементов выбранной папки.

Просмотр архивных элементов

В меню Перейти выберите команду Список папок, а затем щелкните раздел Архивные папки или имя другой папки, в которой хранятся архивные данные.

Выключение автоархивации

  • Выключение автоархивации во всех папках – В ходе следующей процедуры автоархивация выключается во всех папках, включая отдельные папки, для которых автоархивация включена. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.

    Нажмите кнопку «Автоархивация». Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

  • Выключение автоархивации в одной папке – В меню Перейти выберите Список папок, щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется отключить автоархивацию, и выберите команду Свойства в контекстном меню. Перейдите на вкладку Автоархивация.

    Установите переключатель Не архивировать элементы этой папки.

  • Отмена архивации в ходе ее выполнения – В нижнем правом углу в строке состояния щелкните стрелку вниз рядом с сообщением «Архивация » и выберите команду Отменить автоархивацию.

Microsoft, Windows, Windows NT, Microsoft Office и/или иные продукты Microsoft, упомянутые здесь, являются либо товарными знаками, либо зарегистрированными товарными знаками Microsoft.

Названия других продуктов и компаний, упомянутые здесь, могут являться товарными знаками соответствующих владельцев. Любые права, прямо не предоставленные здесь, зарезервированы.

Вся представленная информация найдена на просторах сети Интернет и должна быть использована в ознакомительных целях, а также не предназначена для коммерческого использования. Сайт предназначен для посетителей старше 12 лет.

Источник: http://ladyoffice.ru/kak-pravilno-nastroit-avtoarxivaciyu-elementov-pochtovogo-yashhika-microsoft-outlook

Лайфхаки
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: