Как заархивировать почту в outlook 2013

Содержание
  1. Для чего нужен архив почты Outlook
  2. Что даёт архивация:
  3. Как правильно архивировать письма на почте Outlook
  4. Настройка архивации в Outlook
  5. Как заархивировать письма в почте Outlook
  6. Способы архивации и резервного копирования данных Outlook: PST и OST файлы
  7. Панель управления почтой
  8. Файлы данных Outlook (*.pst и *.ost)
  9. Где хранятся файлы данных Outlook
  10. Архивация данных Outlook
  11. Автоматическая архивация данных
  12. Архивация данных Outlook вручную
  13. Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook
  14. Как изменить установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst или *.ost)
  15. Где хранятся файлы данных Outlook
  16. Автоматическая архивация данных
  17. Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем
  18. Зачем нужна архивация почты?
  19. Как узнать размер почтового ящика
  20. Автоматическая архивация
  21. Архивируем вручную
  22. Перемещение в сетевой архив
  23. Как подключить архив на другом компьютере
  24. Как сохранить, экспортировать и архивировать письма в Outlook 2010 и 2013
  25. Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013
  26. Где Outlook хранит письма
  27. Как заархивировать письма
  28. Таблица: срок хранения различных данных в Outlook
  29. Ручная архивация
  30. Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst
  31. Экспорт писем
  32. Как выделить письма
  33. Сохранение вложений из нескольких писем
  34. Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение
  35. Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно
  36. Не отображаются старые письма

Для чего нужен архив почты Outlook

Как заархивировать почту в outlook 2013

Этот вопрос часто задавали себе неопытные пользователи, в то время, как остальные активно использовали эту функцию. Так для чего же?

Архивирование применяется при работе с письмами на электронной почте или с внешним накопителем.

Что даёт архивация:

  • с ней можно легко сохранить письма с почты, а потом к ним возвращаться, если для этого будут причины;
  • часто этот способ используется во время переустановки системы ПК, чтобы не потерять важные данные;
  • для переноса сообщений на внешний носитель;
  • при использовании нескольких устройств или при замене одного на другой.

Чтобы создать архив из e-mail есть несколько способов, которые подбираются в зависимости от учётной записи самой электронной почты.

Владелец учётной записи всегда имеет доступ к папке под названием «Архив», часто она является даже стандартной папкой вместе с такими же другими функциями: «Входящие», «Отправленные»; «Удалённые».

При использовании таких учётных записей как POP и IMAP можно либо создать папку под названием «Архив», либо использовать уже существующую для этих целей. Но в Microsoft 365 и Exchange это сделать невозможно.

Как правильно архивировать письма на почте Outlook

При использовании кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшится. Но если для архивации это необходимо, тогда стоит воспользоваться серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или провести архивацию вручную.

Конечно, всегда есть лимит пространства на корпоративной электронной почте и для хранения писем пользователь получает свой лимит памяти. При активном использовании данного сервиса рано или поздно придётся освобождать место для того, чтобы была возможность получать новые письма.

И здесь можно будет либо их все удалить, либо переместить куда-нибудь для хранения (локальный диск). И для такого хранения их придётся заархивировать.

К тому же, чтобы очисть почтовый ящик, придётся потратить много времени, на удаление каждое письмо по отдельности. А чтобы очистить всё одним быстрым движением, сначала нужно создать архив. Но при этом часто важные данные также могут попасть «под раздачу».

При создании архива можно установить параметры, ориентируясь на которые будет проходить архивация писем.

Настройка архивации в Outlook

Для начала нужно выбрать письма, которые требуется заархивировать. В группе под названием «удалить» есть кнопка «архивировать». Для этой функции также может использовать клавишу BACKSPACE (с её помощью легко выбрать сразу несколько сообщений для создания архива).

ВАЖНО. Учётные записи Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com уже имеют папку под названием Архив. Если же их не видно, тогда нужно пойти другим путём: Файл – Учётная запись Office – Параметры обновления – Обновить.

Сообщения будут перенесены в папку «Архив». А при любой ошибке всегда можно зайти в новый архив и переместить письма обратно к нужной папке.

ВНИМАНИЕ. Кнопка «Архивировать» отображается в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. Во всех версиях, которые вышли до этого, такой кнопки нет.

Есть ещё одна интересная опция в Outlook: архивирование с помощью клавиатуры.

Её можно использовать, когда нужно заархивировать небольшое количество сообщений, и выделив их, достаточно нажать кнопку BACKSPACE.

ВАЖНО. Когда сообщение открыто с использованием отдельного окна, а не просто для чтения, то архивация не произойдёт. Для этого нужно закрыть сообщение и открыть его в области чтения, и только в этом случае нажать BACKSPACE. При открытом окне же придётся нажимать кнопку «архивировать» прямо с ленты.

Часто такой способ используют для того, чтобы освободить место в почтовом ящике. Но нужно правильно заархивировать письма, чтобы не потерять важные данные.

Как заархивировать письма в почте Outlook

Пошаговая инструкция архивации писем:

  • первое, что нужно сделать, — это открыть программу Outlook;
  • в окне экспорта выбрать «файл данных Outlook»;
  • выделить письма, которые нужно заархивировать с помощью галочки. Затем нажать на кнопку «Архивировать»;
  • система предложит способ для архивации, и пользователь выбирает тот, который ему больше всего подходит;
  • нужно указать дату создания архива.

Конечно, после архивации все письма и данные, которые в них находятся, доступны к просмотру или прочтению. К тому же архивы не имеют сроков годности, так что они остаются с пользователем так долго, как это будет необходимо.

Такие заархивированные письма всегда можно быстро найти в разделе «Вся почта». Также сообщения от одного отправителя в самом архиве соединяются в цепь, что значительно упрощает поиск и использование почты.

Сделать архив на почте вручную очень просто. Всё, что нужно, — это нажать на пункт «сохранить». И после этого всегда можно быстро и просто найти сообщение, которое необходимо. И даже при поломке компьютера всегда будет быстрый доступ к важной информации в любое время. Но важно, чтобы данный архив был перенесен на внешний носитель или жёсткий диск с установленной системой.

Для ручной архивации в Outlook 2016 нужно сделать несколько простых шагов:

  • выбрать пункт «Файл»;
  • затем «Сведения – Инструменты – Удалять старые элементы»;
  • выбрать параметры «Архивировать эту папку и вложенные файлы»;
  • установить дату (архивировать элементы, созданные до).
  • после всех проведённых действий нажать «Ок».

Пишите комментарии, какие вопросы у вас возникали во время архивации и насколько сложно было сделать первый архив. И какие данные стоит архивировать, а какие — нет.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/kak-arxivirovat-pochtu-outlook.html

Способы архивации и резервного копирования данных Outlook: PST и OST файлы

Как заархивировать почту в outlook 2013

В данной статье мы рассмотрим, как сохранить и обезопасить данные Outlook путём их архивирования или создания резервной копии, а также способы восстановления файлов данных Outlook (.pst или .ost) из резервной копии или архива.

Ведь независимо от того, используете вы Outlook для создания и отправки электронных сообщений, для импорта контактов из Gmail в адресную книгу почтового клиента или пользуетесь его адресной книгой, создаёте вы в нём задания или отметки календаря, это значит, что в вашем почтовом клиенте хранится много ценных данных. В связи с этим, каждому пользователю Outlook полезно знать, как обезопасить и сохранить свои данные, чтобы избежать их утери в будущем.

  • Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook
  • Как изменить установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst или *.ost)
  • Панель управления почтой

    Для начала, давайте рассмотрим панель управления и настройки почты Outlook, с помощью которой можно настроить почтовый клиент в Windows. Чтобы открыть её перейдите в Панель управления компьютера и выберите раздел Почта.

    В открывшемся окне Настройка почты доступны три раздела: Учётные записи, Файлы данных, Конфигурации.

    Выбирая первые два пункта открывается одно и то же окно Настроек учетных записей электронной почты, только с разными закладками, в котором можно добавить учётную запись, увидеть место хранения данных каждого почтового аккаунта, восстанавливать или вносить в них изменения.

    Чтобы добавить учётную запись в Outlook нажмите кнопку Учётные записи, и в закладке Электронная почта нажмите Создать.

    Если вам необходимо произвести те или иные действия с данными определённого почтового аккаунта, то для этого перейдите в закладку Файлы данных в которой можно сделать следующее:

    • Добавить или удалить файл данных.
    • Установить Параметры файла данных. В данном меню, кроме других функций, есть функция уменьшения размера файла данных, которая будет полезна в случае если такой файл «вырастет» до больших размеров и будет занимать много места на жестком диске компьютера. Для этого нажмите в меню Параметров кнопку Сжать.
    • Установить файл данных, который будет основным по умолчанию.
    • Открыть расположения файла (файла данных), нажав для этого соответствующую кнопку.

    Файлы данных Outlook (*.pst и *.ost)

    Чаще всего, пользователю нет необходимости знать о том, где почтовый клиент Outlook хранит свои данные. Но в случае необходимости создания резервной копии данных почтового клиента или переноса их на другой диск с целью экономии или освобождения свободного пространства жесткого диска компьютера, необходимо знать его место размещения.

    Outlook хранит электронные сообщения каждого почтового аккаунта в .pst или .ost файле, но место размещения такого файла зависит от используемой версии почтового клиента. В данной статье мы покажем места размещения файлов данных Outlook, и как можно поменять их место размещения в случае необходимости.

    Если вы уже какое-то время используете Outlook, то наверняка слышали о файлах PST. Каждый ящик электронной почты в Outlook имеет собственное хранилище данных в виде файла формата PST, в котором сохранены все письма и переписки, отметки календаря и напоминания. Данные файла PST могут быть сжаты и зашифрованы или нет, в зависимости от осуществлённых настроек.

    Возможно вы обращали внимание на то, что чем больший объём данных сохранён в PST-файле, тем медленнее начинает работать почтовый клиент. Время от времени Outlook предлагает архивировать более старые сообщения, чтобы уменьшить данное явление путём загрузки меньшего объёма данных почтового клиента при его запуске.

    Также в папке данных Outlook вы могли встречать файл с расширением .ost. OST файлы имеют схожую функцию с PST файлами, но используются как временное офлайн хранилище электронной почты. Смысл в том, чтобы пользователь мог пользоваться сообщениями из файла OST во время отключенного email сервера (отсутствия интернет соединения), а после возобновления связи Outlook всё синхронизировал.

    То есть, PST файл создаётся Outlook в случае сохранения всей электронной почты и переписки на локальном компьютере, а OST файл – при работе с хостами электронной почты, которые сохраняют все данные электронного ящика на удалённом сервере (например, Gmail или Outlook.com). В таком случае, OST файл просто содержит локальную копию данных вашей электронной почты.

    Где хранятся файлы данных Outlook

    Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST и OST файлы в папку AppData:

    C:\Users\Имя Пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

    Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST файлы в следующей папке:

    C:\Users\Имя Пользователя\Documents\Файлы Outlook

    Увидеть папку хранения PST или OST файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню Файл / Настройка учётных записей.

    В окне Настроек аккаунта в закладке Файлы данных, выберите аккаунт, который необходимо просмотреть (если их несколько) и нажмите «Открыть местонахождение файла»

    Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST файл (или OST файл, если данным аккаунтом используется такой).

    Архивация данных Outlook

    Основным файлом данных с которым работает Outlook является файл с названием учётной записи. Из этого файла также можно создать архив или его резервную копию. Сделать это можно настроив автоматическую архивацию данных или архивировать данные вручную.

    Автоматическая архивация данных

    Чтобы настроить автоматическую архивацию данных Outlook, откройте приложение и перейдите в вкладку Файл. Выберите из всплывающего меню необходимую учётную запись (если их несколько).

    После этого нажмите Средства очистки и выберите пункт меню «Очистить почтовый ящик».

    После нажатия кнопки Автоархивация, Outlook заархивирует установленные папки почтового ящика. Чтобы изменить настройки параметров автоархивации достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на одной из папок почтового ящика Outlook и выбрать Свойства / Архивация / Автоархивация.

    Кликнув кнопку Настройки архива по умолчанию, можно установить архивацию элементов папки с настройками по умолчанию.

    Архивация данных Outlook вручную

    Если нет необходимости настраивать автоматическую архивацию почты, то это можно осуществлять вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

    В открывшемся меню Архивация установите необходимые параметры и нажмите Ok.

    В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости.

    Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook

    Также, с целью обеспечения сохранности данных почтового клиента, можно создать резервную копию файла данных Outlook. Достаточно просто скопировать .pst или .ost файл вашей учётной записи на другой диск или в облачное хранилище. Для этого, откройте расположение нужного файла PST и скопируйте его.

    Чтобы восстановить скопированный таким образом файл данных, откройте Outlook и перейдите в Файл / Открыть и экспортировать / Открыть файл данных Outlook, и выберите необходимый файл данных.

    Как правило, почтовый клиент сразу же открывает папку с файлами данных.

    После этого в Outlook отобразятся все данный из выбранного файла PST, и вы сможете пользоваться почтой в обычном режиме. В случае, если необходимости в использовании данной резервной копии файла данных больше не будет, эти данные можно удалить из почтового клиента.

    Примечание. Как можно увидеть в мастере импорта и экспорта данных, файлов и параметров Outlook, импорт данных возможно осуществить только из файла PST. Т.е.

    , в том случае, если вашим почтовым аккаунтом используется файл данных OST, он не сможет его импортировать в таком виде. Для этого необходимо будет конвертировать OST файл в PST формат.

    С помощью встроенных в Outlook инструментов осуществление такой конвертации не предусмотрено, для этого воспользуйтесь сторонним программным обеспечением.

    Как изменить установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst или *.ost)

    Если вам нужно переместить ваши файлы Outlook из диска С или просто в более удобное место, то это также можно сделать. Только нельзя данный файл просто скопировать, удерживая левой кнопкой мышки.

    Если сделать так, то Outlook создаст новый файл в папке, которая установлена по умолчанию для PST файла и в результате будет утеряна часть информации почтового ящика.

    Чтобы переместить файл данных, необходимо изменить установленное по умолчанию место хранения файлов Outlook с помощью реестра и только после этого перемещать файл.

    Внимание. Редактор реестра – это инструмент, в результате осуществления неправильных действий с которым можно повредить операционную систему, после чего её работа станет нестабильной. Поэтому, будьте осторожны осуществляя какие-либо действия с Редактором реестра, а лучше создайте его резервную копию прежде чем вносить какие-то изменения.

    Закройте Outlook и откройте Редактор реестра.

    В левой части Редактора реестра перейдите по следующему пути:

    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

    где 16.0 – версия вашего Outlook.

    Далее, создайте в этой папке новую единицу. Для этого кликните в правом окне правой кнопкой мыши и выберите Создать / Расширяемый строковый параметр. Назовите новую единицу «ForcePSTPath».

    Имейте ввиду, что если вы работаете с OST файлом, то необходимо создать единицу с названием «ForceOSTPath». Часто пользователи создают обе единицы, чтобы все файлы Outlook сохранялись в одной папке.

    Кликните дважды на новой единице («ForcePSTPath» или «ForceОSTPath») и в открывшемся окне свойств укажите папку, в которую необходимо сохранять файлы данных Outlook, после чего нажмите Ok.

    Закройте Редактор реестра. После этого Outlook должен создать новый PST файл в указанной новой папке, а также теперь можно перенести старый PST файл в новую папку. После открытия, Outlook должен работать, как и прежде.

    Источник: https://HetmanRecovery.com/ru/recovery_news/outlook-backup-archiving-restore-of-pst-ost-data.htm

    Где хранятся файлы данных Outlook

    Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST и OST файлы в папку AppData:

    C:\Users\Имя Пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

    Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST файлы в следующей папке:

    C:\Users\Имя Пользователя\Documents\Файлы Outlook

    Увидеть папку хранения PST или OST файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню Файл / Настройка учётных записей.

    В окне Настроек аккаунта в закладке Файлы данных, выберите аккаунт, который необходимо просмотреть (если их несколько) и нажмите «Открыть местонахождение файла»

    Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST файл (или OST файл, если данным аккаунтом используется такой).

    Автоматическая архивация данных

    Чтобы настроить автоматическую архивацию данных Outlook, откройте приложение и перейдите в вкладку Файл. Выберите из всплывающего меню необходимую учётную запись (если их несколько).

    После этого нажмите Средства очистки и выберите пункт меню «Очистить почтовый ящик».

    После нажатия кнопки Автоархивация, Outlook заархивирует установленные папки почтового ящика. Чтобы изменить настройки параметров автоархивации достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на одной из папок почтового ящика Outlook и выбрать Свойства / Архивация / Автоархивация.

    Кликнув кнопку Настройки архива по умолчанию, можно установить архивацию элементов папки с настройками по умолчанию.

    Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем

    Как заархивировать почту в outlook 2013

    Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

    Зачем нужна архивация почты?

    Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники.

    Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде.

    Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

    Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

    Как узнать размер почтового ящика

    Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

    Есть два основных пути:

    • используя возможности веб-интерфейса;
    • через интерфейс самой программы.

    Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

    1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
    2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
    3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

    В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

    1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
    2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

    Автоматическая архивация

    Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

    • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
    • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
    • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
    • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
    • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

      Способы восстановления доступа к почте на популярных почтовиках

    Архивируем вручную

    Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

    В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

    В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

    Перемещение в сетевой архив

    Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному.

    Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище.

    Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

    Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

    • открыть Аутлук через браузер;
    • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
    • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
    • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

    Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

    На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка.

    Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению.

    Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

      Настройки режима переадресации почты в Outlook

    Как подключить архив на другом компьютере

    В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

    1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
    2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
    3. Выбираем «Открыть и экспортировать».
    4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

    Источник: http://composs.ru/kak-zaarxivirovat-pochtu-v-outlook/

    Как сохранить, экспортировать и архивировать письма в Outlook 2010 и 2013

    Как заархивировать почту в outlook 2013

    Outlook — программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.

    Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013

    Если вы хотите сохранить одно письмо в Outlook 2010 или 2013, то вам достаточно выполнить следующие действия:

    1. Откройте вкладку «Файл».Разворачиваем меню «Файл»
    2. Выберите подраздел «Сохранить как».Выбираем подраздел «Сохранить как»
    3. Укажите название, формат и расположение сохраняемого файла. Нажмите «OK». Письмо будут сохранено в указанном вами формате, теперь с ним можно делать всё то же, что и с любым другим файлом: переносить, копировать, удалять, переименовывать и т. д. Перенеся этот файл на другой компьютер, вы сможете открыть его с помощью Outlook.Указываем формат, в котором будет сохранено письмо

    Где Outlook хранит письма

    По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически.

    Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

    Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.

    Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма

    Как заархивировать письма

    Архивация в Outlook — это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске.

    В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл).

    Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

    Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

    ПапкаПериод устаревания
    «Входящие» и «Черновики»6 месяцев
    «Отправленные» и «Удалённые»2 месяца
    «Исходящие»3 месяца
    «Календарь»6 месяцев
    «Задачи»6 месяцев
    «Заметки»6 месяцев
    «Дневник»6 месяцев

    После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.

    Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

    1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Параметры».Переходим к подпункту «Параметры»
    2. Перейдите к дополнительным параметрам программы, щёлкнув на пункт «Дополнительно».Открываем дополнительные параметры
    3. Кликните по кнопке «Настройка автоархивации».Нажимаем кнопку «Настройка автоархивации»
    4. Укажите, как часто нужно проводить проверку на наличие устаревших элементов и что с ними нужно делать: архивировать или удалять. Также здесь можно изменить путь к папке, в которой будет храниться создаваемый архив.Настраиваем параметры автоархивации
    5. Если вы хотите отключить автоархивацию, то снимите галочку напротив параметров промежутка выполнения автоархивации.Снимаем галочку с активации автоархивации

    Ручная архивация

    При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.

    1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Сведения».Выбираем раздел «Сведения»
    2. Разверните кнопку «Средства очистки» и выберите функцию «Архивировать», если вы пользуетесь Outlook 2013.Выбираем функцию «Архивация»
    3. Или функцию «Удалять старые элементы», если вы пользуетесь Outlook 2016.Выбираем пункт «Удалять старые элементы»
    4. Выберите один из типов архивации: согласно параметрам автоматической архивации или ручную настройку. Установите все параметры архивации, выберите, какие папки стоит архивировать, и кликните по кнопке «ОК», чтобы завершить процесс.Указываем параметры ручной архивации

    Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

    Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

    1. Находясь во вкладке «», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook».Выбираем функцию «Файл данных Outlook»
    2. Укажите путь до файла с письмами.Указываем путь до файла в формате pst
    3. Дождитесь, пока программа распознает все письма. В панели быстрого перехода к папкам в Outlook появится новый раздел, названный «Архив» или именем загруженного файла, в нём вы найдёте все письма.Добавлен раздел, в котором находятся загруженные письма

    Экспорт писем

    Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.

    1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».Открываем раздел «Открыть»
    2. Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.Нажимаем кнопку «Импорт»
    3. Отметьте вариант «Экспорт файлов».Выбираем действие «Экспорт файлов»
    4. Укажите, что хотите создать файл в формате pst.Указываем формат pst
    5. Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».Указываем, какие папки нужно экспортировать
    6. Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами
    7. Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.Устанавливаем пароль на файл
    8. В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.Экспортируемый файл получен

    Как выделить письма

    Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

    Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

    Выделяем несколько писем сразу

    Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

    Сохранение вложений из нескольких писем

    Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

    1. Выделите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения».Нажимаем кнопку «Сохранить вложения»
    2. Развернётся окошко со списком найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и кликните по кнопке «ОК».Указываем, какие вложения нужно сохранить
    3. Укажите путь, по которому будут отправлены вложения из писем.Указываем, куда сохранить вложения

    Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

    В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

    Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

    Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

    1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к параметрам программы.Заходим в параметры приложения
    2. Откройте дополнительные параметры программы, нажав на кнопку «Дополнительно».Переходим к дополнительным параметрам Outlook
    3. Кликните по кнопке «Область чтения». Уберите галочку с параметра «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения» и сохраните внесённые изменения.Отключаем функцию «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения»

    Не отображаются старые письма

    Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

    1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к настройкам учётной записи.Переходим к настройке учетных записей
    2. Во вкладке «Электронная почта» кликните по кнопке «Изменить».Кликаем по кнопке «Изменить»
    3. В блоке «Параметры автономного режима» перетащите ползунок так, как вам нужно. Если перетащить его до правого конца, то письма будут отображаться всегда, независимо от того, как давно они были получены и прочитаны.Перегоняем ползунок

    Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.

    • Денис Долгополов
    • Распечатать

    Источник: https://skesov.ru/kak-sohranit-pismo-iz-outlook/

    Лайфхаки
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: