Создание форм access

Содержание
  1. Создание форм в Access
  2. Создание форм
  3. Чтобы создать форму:
  4. О подформах
  5. Добавление дополнительных полей в форму
  6. Чтобы добавить поле в форму:
  7. Чтобы добавить поле из другой таблицы:
  8. Добавление элементов управления дизайном
  9. Комбинированные поля
  10. Чтобы создать поле со списком:
  11. Настройка параметров формы в Листе свойств
  12. Изменение настроек формы
  13. Чтобы скрыть поле:
  14. Чтобы задать автоматическое заполнение поля текущей датой:
  15. Access-формы. Создание форм для ввода данных
  16. Формы на основе существующей таблицы
  17. Режим макета
  18. Добавление на форму кнопки
  19. Подчиненные формы
  20. Что такое подчиненная форма
  21. Мастер форм
  22. Создание форм подчинения
  23. Создание кнопочной формы в Access
  24. Работа с диспетчером
  25. Раздел с таблицами
  26. Режим конструктора
  27. MS Access – Создать форму
  28. Связанные формы
  29. Типы связанных форм
  30. Форма одного предмета
  31. Форма для нескольких предметов
  32. Сплит Форма
  33. Создание форм
  34. 10.1. Общее представление о формах
  35. 10.2. Использование Мастера форм
  36. 10.3. Редактирование формы, созданной в режиме Мастер
  37. 10.5. Использование пустой формы
  38. Вопросы для самоконтроля

Создание форм в Access

Создание форм access

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных намного более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете создать ее таким образом, чтобы она работала с вашей базой данных и имела смысл для вас.

На этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы.

Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления дизайном и свойства формы, чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы этого хотите.

Создание форм

Access упрощает создание формы из любой таблицы в вашей базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже есть в этой таблице, и добавлять новые данные . После того, как вы создали форму, вы также можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как комбинированные поля.

Чтобы создать форму:

  1. В панели навигации, выберите таблицу, которую нужно использовать, чтобы создать форму. Вам не нужно открывать таблицу.
  2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Формы».

    Нажмите команду «Форма».

  3. Ваша форма будет создана и открыта в виде макета.
  4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа.

    При появлении запроса введите имя для формы и нажмите «ОК».

О подформах

Если вы создали форму из таблицы, записи которой связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, включает в себя подчиненную форму . Подформация представляет собой форму данных, которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подформация, включенная в форму «Клиенты», которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов.

Вероятно, нам не нужно включать эту подформу, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что вам не нужна подформация, вы можете легко удалить ее. Просто нажмите его и нажмите клавишу «Удалить».

Однако подформы не всегда бесполезны. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подформат содержит полезную информацию, как в приведенном ниже примере. В нашей форме заказов подформат содержит имя, количество и цену каждого элемента, содержащегося в этом порядке, что является всей полезной информацией.

Добавление дополнительных полей в форму

Когда вы используете команду Form в существующей таблице, все поля из этой таблицы включены в эту форму. Однако, если позже вы добавите дополнительные поля в эту таблицу, эти поля автоматически не появятся в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить дополнительные поля в форму.

Чтобы добавить поле в форму:

  1. Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
  2. Нажмите команду «Добавить существующие поля».
  3. Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.

Если вы хотите добавить поле из той же таблицы, которую вы использовали для создания формы, дважды щелкните имя нужного поля.

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

  1. Нажмите «Показать все таблицы».
  2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
  3. Дважды щелкните нужное поле.
  4. Будет добавлено новое поле.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру, чтобы добавить поля в совершенно пустую форму.

Просто создайте форму, нажав команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», а затем выполните указанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения для полей в ваших формах. Это поможет вам лучше контролировать, как данные вводятся в ваши формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать целостность вашей базы данных.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

Чтобы создать поле со списком:

  1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
  2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
  3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка . Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите.

    Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.

    • В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
  4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
  5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
    • В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.
  6. При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».
  7. Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо – поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
  8. Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком.

    Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.

  9. Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле.
    • В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.
  10. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты.

    Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Настройка параметров формы в Листе свойств

Лист свойств – это панель, содержащая подробную информацию о вашей форме и каждом ее компоненте.

Из листа свойств вы можете вносить изменения в каждую часть своей формы, как с точки зрения функции, так и внешнего вида. Лучший способ ознакомиться с Листом свойств – открыть его и выбрать различные варианты.

При выборе опции Access будет отображать краткое описание этой опции на нижней левой границы окна программы.

Изменение настроек формы

В Листе свойств слишком много вариантов, чтобы подробно обсудить их все. Мы рассмотрим два полезных здесь: скрытие полей и установление полей с датами для автоматического заполнения текущей даты . Практика этих процедур должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками свойств.

Чтобы скрыть поле:

  1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
  2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите скрыть.

    В нашем примере мы скроем поле идентификатора клиента, потому что мы не хотим, чтобы кто-либо из наших пользователей редактировал его.

  3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Формат» и найдите параметр «Видимый» в третьей строке.

  4. Нажмите стрелку раскрывающегося списка в столбце справа, затем выберите Нет.
  5. Перейдите к виду формы, чтобы убедиться, что поле скрыто.

Чтобы задать автоматическое заполнение поля текущей датой:

  1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
  2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить в текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В нашем примере мы выберем поле «Дата отправки» в нашей форме «Заказы».
  3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Данные» и выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Создатель выражений», которая отображается в столбце справа .
  4. Откроется диалоговое окно «Конструктор выражений». В списке Элементы выражения выберите слова «Общие выражения».
  5. В списке категорий выражений дважды щелкните текущую дату.
  6. Будет добавлено выражение для текущей даты. Нажмите «ОК».
  7. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы убедиться, что это выражение работает. При создании в новую запись с этой формой, поле даты вы изменяли будет автоматически заполнять текущую дату.

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/465-sozdanie-form-v-access.html

Access-формы. Создание форм для ввода данных

Создание форм access

Access является мощным приложением Windows, системой управления базами данных (СУБД ). Его предназначение – представление информации в удобном пользователю виде, автоматизация операций, которые часто повторяются. Также программа помогает в поиске и хранении данных. Все это выполняют Access-формы. Создание форм — несложная задача, призванная максимально помочь пользователю.

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в Access, ее внешний вид играет важную роль.

Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Формы на основе существующей таблицы

Создание форм в Access на основе уже существующей таблицы осуществляется очень просто. Для этого в разделе «Создание» надо кликнуть кнопку «Форма». Главным условием в данном случае является предварительное создание таблицы с данными, а также ее выбор в области навигации. В форме отобразится всего лишь одна запись, а также данные связанной таблицы.

Для вывода нескольких записей таблицы в форме надо в том же разделе «Создание» выбрать кнопку «Несколько элементов». Так мы сможем отобразить в текстовых полях формы целый ряд записей данных со всеми полями таблицы.

На базе существующей таблицы создание форм в Access позволяет также разработать также разделенную форму. Это вид, который вместе с представлением данных в элементах управления представляет выборку данных параллельно в табличном виде. Чтобы создать разделенную форму, нужно в разделе «Создание» выбрать кнопку «Разделенная форма».

Такие формы появляются уже сразу отформатированными с применением многочисленных элементов управления. Чаще всего такими элементами выступают однострочные текстовые поля, куда выводятся хранимые в полях таблицы значения данных. Вместо заранее отформатированных можно делать пустые формы.

Режим макета

Готовые к использованию таблицы переводят в режим формы. В этом режиме можно изменять лишь сами данные записей таблиц базы данных, переходить между этими записями. Форматирование в этом режиме не допускается, а создание форм Microsoft Access нуждается в форматировании элементов управления и самой формы. Все это можно сделать, если переключиться в режим макета или в режим конструктора.

Режим макета отличается от режима конструктора меньшими возможностями по конструированию форм.

Вместе с тем он очень удобен для быстрого форматирования, для внесения незначительных изменений в элементы управления: вертикальное или горизонтальное их выравнивание, добавление дополнительных текстовых полей, изменение внешнего стиля формы и прочее. В режиме макета нельзя изменить данные, выведенные в элементы управления, тогда как режим конструктора предоставляет такую возможность.

Настройка форм в режиме конструктора более сложна и основательна. Кроме того, только в режиме конструктора доступен ряд элементов графического оформления, а также элементы управления: прямоугольники, линии, кнопки, поля со списками, переключатели и другое. В этом режиме можно изменить источник данных для редактируемой формы. Более того, из этого режима можно отключить режим макета.

Добавление на форму кнопки

Например, необходимо добавить кнопку на форму, с помощью которой придется ее закрывать. В режиме конструктора будет доступной целая раскладка из разных элементов управления, среди которых расположена кнопка. Если добавить ее в макет формы, то СУБД автоматически выполнит мастер создания кнопок, окно которого появится перед пользователем.

Окошко создания кнопок предложит на выбор несколько категорий, в которых содержатся списки действий. В нашем случае необходимо выбрать категорию «Работа с формой». Из списка действий этой категории нужно выбрать «Закрыть форму».

На следующем необходимо сообщить пользователю, что данная кнопка отвечает за закрытие формы. Можно оставить текст на кнопке, а можно подсказать об этом с помощью пиктограммы (рисунка).

Далее мастер попросит пользователя дать название кнопке, после чего можно нажать «Готово» — так получится готовая кнопка на форме, которая позволит закрывать ее.

Если теперь нажать на созданную кнопку, то СУБД предложит сохранить созданные в форме изменения, после чего закроет ее. В режиме конструктора эта кнопочка работать не сможет. Она работает только в режиме готовой формы.

Необходимо также сказать о том, что сами формы можно составить при помощи специального мастера. В ходе построения мастером формы надо лишь определиться с ее настройками. Далее созданную мастером форму легко отформатировать по своему усмотрению, переключившись в режим макета или в режим конструктора.

Подчиненные формы

Подчиненная форма — это элемент, являющийся дополнением другой, основной Access-формы. Создание форм подчинения – это разработка иерархической конструкции из двух таблиц, отражающей наличие отношений между формами.

Отношения между ними могут отражать разный тип связи, имеющийся между таблицами базы данных: «один-ко-многим», «многие-ко-многим». Часто эти отношения рассматривают в разрезе родственной связи с наличием родительской (основной) формы и дочерней (подчиненной).

Что такое подчиненная форма

Создание подчиненных форм в Access можно объяснить примером: такой формой может стать форма заказов покупателя в интернет-магазине.

Сведения о покупателе содержатся в одной таблице, а сведения о его заказах хранятся в другой в связи с проведением нормализации при проектировании базы данных.

Одному покупателю соответствует сразу несколько заказов, поэтому отношение между таблицами покупателя и заказов отражают связь «один-ко-многим». В этом случае форма, представляющая данные покупателя, станет основной.

Другая, представляющая данные его заказов, будет добавлена к основной и окажется подчиненной.

Расположенные в одном пространстве макета основная и подчиненная формы демонстрируют только связанные данные. Так, если в таблице покупателей находится уникальный покупатель, а в подчиненной таблице заказов с ним связано три записи, значит, подчиненная форма отобразит все три записи о его заказах.

Мастер форм

Создать иерархическую конструкцию из форм в Access можно разными путями. Например, реализовывая сценарий создания и главной, и подчиненной форм, можно прибегнуть к помощи мастера форм.

Создание главной формы в Access, содержащей подчиненную, при помощи мастера не составит большого труда. Он не только создаст сами формы, но и свяжет их необходимым отношением.

Если же сценарий создания подчиненной формы предполагает ее добавление к уже существующей главной, тогда можно либо воспользоваться мастером, либо просто перетащить уже существующую таблицу на макет основной и сделать ее подчиненной.

Создание форм подчинения

Создадим подчиненные формы на основе двух связанных таблиц (Authors и Books). Воспользуемся для этого мастером форм. Первым делом откроем сам мастер, команда выполнения которого располагается в СУБД Access (создание форм). В Access 2007, например, ее можно найти в выпадающем списке пункта «Другие формы».

Открывшееся окно мастера предложит выбрать таблицу, для которой надо создать формы, а также поля (выбор двойным щелчком), которые пользователь хотел бы видеть. После первой таблицы в том же окне понадобится выбрать другую, которая имеет связь с первой. Мастер самостоятельно обнаружит отношения, а если не сможет это сделать, тогда подчиненные формы он создать просто не в состоянии.

В нашем случае подчиненной станет форма, созданная на базе таблицы Books.

На следующем шаге мастер предложит выбрать вид представления данных. Нам надо выбрать «Подчиненные формы», а затем вновь нажать кнопочку «Далее».

Следующий шаг предоставит нам возможность выбрать внешний вид создаваемых форм: ленточный или табличный макет. Нужно сказать, что ленточный богаче по стилям оформления.

На последнем шаге нам понадобится настроить заголовки форм, после чего нажмем «Готово» — сохранятся подчиненные access формы. Создание форм закончено.

Созданную конструкцию можно переключить в режим конструктора или макета. Это нужно будет для того, чтобы отформатировать получившиеся поля или добавить другие элементы управления.

Создание кнопочной формы в Access

Наличие большого числа таблиц в базе, а также форм, связанных с данными этих таблиц, сильно усложняет общую схему базы данных. Чтобы упростить передвижение между формами базы, создают так называемую главную кнопочную форму.

Это обычный элемент, который можно редактировать в конструкторе на свое усмотрение.

Можно сказать, что, создав главную кнопочную форму, вы осуществили создание формы базы данных в Access, которая является ее заставкой или начальной страницей.

С помощью кнопочек, размещенных на ней, намного легче передвигаться между элементами, так как каждую из кнопок связывают с отдельной формой. Клик по кнопке заставляет СУБД выполнить переход к связанной с кнопкой таблице.

Работа с диспетчером

В Access создание главной кнопочной формы осуществляется специальным диспетчером. Диспетчер кнопочных форм находится в разделе работы с базами данных.

Если он выполняется впервые, то не найдет кнопочных форм и предложит создать такую. Появившееся окошко мастера содержит несколько кнопок, из которых можно выбрать «Изменить».

Так можно перейти к функции настройки связей кнопочной формы и других доступных форм базы.

Например, добавим две кнопки – «Кнопка 1» и «Кнопка 2» – на главную кнопочную форму. Эти кнопки свяжем с формой Authors1 и Books, которая является подчиненной. Выбрав «Создать», мы откроем диалоговое окно, где укажем желаемое имя кнопки и действие, которое нам надо выполнить («Открыть форму для изменения»). В третьем поле укажем форму, с которой хотим связать добавляемую кнопку.

Закрыв окна настройки, мы обнаружим, что в окне навигации появилась наша кнопочная форма. Выбрав ее в панели навигации, откроем окно и увидим, что она содержит простой стиль оформления и две кнопочки. Клик по кнопкам заставит СУБД открыть форму, с которой данная кнопка связана.

Раздел с таблицами

В разделе таблиц после проведенных операций можно обнаружить добавившуюся новую таблицу под названием Switchboard Items. В ней хранятся все данные настроек, связанные с создаваемыми кнопочными формами. В нашем случае есть всего лишь одна кнопочная форма с двумя кнопками, поэтому в нее помещено всего три записи:

  • записи о кнопках, содержащихся на форме,
  • о действиях, связанных с ними,
  • запись о самой кнопочной форме.

Режим конструктора

Созданную кнопочную форму можно усложнить, отформатировав ее содержимое в режиме конструктора. С его помощью на ее поверхность можно добавить много других полезных элементов управления.

Также главную кнопочную форму есть возможность связать с другими аналогичными формами. Это полезная функция для диспетчеризации переходов между формами в очень большой базе данных, где есть место для множества разделов и категорий.

Источник: https://FB.ru/article/198388/access-formyi-sozdanie-form-dlya-vvoda-dannyih

MS Access – Создать форму

Создание форм access

Формы в Access похожи на витрины в магазинах, которые облегчают просмотр или получение нужных вам предметов.

Поскольку формы — это объекты, с помощью которых вы или другие пользователи можете добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в вашей базе данных рабочего стола Access, дизайн вашей формы является важным аспектом.

Есть много вещей, которые вы можете сделать с помощью форм в Microsoft Access. Вы можете создать два основных типа форм —

  • Связанные формы
  • Несвязанные формы

Связанные формы

Давайте теперь поймем, что такое Связанные формы

  • Связанные формы связаны с неким базовым источником данных, таким как таблица, запрос или оператор SQL.
  • Связанные формы — это то, о чем обычно думают люди, когда думают о цели формы.
  • Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
  • Примерами связанных форм обычно являются то, что пользователи используют для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.

Давайте посмотрим на несвязанные формы —

  • Эти формы не связаны с базовой записью или источником данных.
  • Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, панелями переключателей или навигационными формами.
  • Другими словами, несвязанные формы обычно используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, в отличие от самих данных.

Типы связанных форм

Есть много типов связанных форм, которые вы можете создать в Access. Позвольте нам понять типы —

Форма одного предмета

Это самый популярный вариант, и именно здесь отображаются записи — по одной записи за раз.

Форма для нескольких предметов

Это отображает несколько записей одновременно из этого связанного источника данных.

Сплит Форма

Форма делится на две половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает список или предоставляет представление таблицы нескольких записей из базового источника данных.

Создание форм

Есть несколько методов, которые вы можете использовать для создания форм в Access. Для этого откройте свою базу данных и перейдите на вкладку «Создать» . В группе «Формы» в правом верхнем углу вы увидите кнопку «Мастер форм».

Нажмите на эту кнопку, чтобы запустить мастер форм.

На этом первом экране в мастере вы можете выбрать поля, которые вы хотите отобразить в своей форме, и вы можете выбрать из полей из более чем одной таблицы или запроса.

Допустим, мы хотим просто иметь быструю форму, которую мы собираемся использовать для ввода данных для информации о наших сотрудниках.

В раскрывающемся списке Таблицы / Запросы выберите таблицу tblEmployees . Нажмите на двойную стрелку, чтобы переместить все поля одновременно.

Давайте просто оставим это за одной таблицей и нажмем Далее .

На следующем экране мастера форм будет запрошен макет, который нам нужен для нашей формы. У нас есть столбчатые, табличные, таблицы данных и обоснованные макеты. Здесь мы выберем расположение столбцов и затем нажмите « Далее» .

На следующем экране нам нужно дать название для нашей формы. Давайте назовем это frmEmployees .

После того, как вы дали своей форме заголовок, вы можете открыть форму, чтобы увидеть, как эта форма выглядит, или вы можете начать вводить информацию в вашу таблицу. Или вы можете выбрать вариант, чтобы изменить дизайн формы. Давайте выберем первый вариант, чтобы открыть форму для просмотра или ввода информации, и нажмите « Готово» .

Теперь взгляните на следующий скриншот. Вот как выглядит ваша форма. Это форма отдельного элемента, то есть одна запись отображается за раз, и далее внизу вы можете видеть кнопки навигации, которые говорят нам, что это отображает запись 1 из 9. Если вы нажмете эту кнопку, она будет перемещена. к следующей записи.

Если вы хотите перейти к самой последней записи в этой форме или этой таблице, вы можете использовать кнопку рядом с этой стрелкой вправо, стрелку с линией после нее, то есть кнопку последней записи.

Если вы хотите добавить информацию о новом сотруднике, перейдите в конец этой записи, а затем после 9 записей вы увидите пустую форму, в которой вы можете начать ввод информации о новом сотруднике.

Это один из примеров того, как вы можете создать форму с помощью мастера форм. Давайте теперь закроем эту форму и перейдем на вкладку «Создать». Теперь мы создадим немного более сложную форму с помощью мастера. Нажмите «Мастер форм», и на этот раз мы выберем поля из нескольких разных таблиц.

В этом мастере форм давайте выберем tblProjects для таблиц / запросов и выберем несколько доступных полей, таких как ProjectID, ProjectName, ProjectStart и ProjectEnd. Эти поля теперь будут перемещены в выбранные поля.

Теперь выберите tblTasks для таблиц / запросов и отправьте через TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate и PercentComplete. Нажмите Далее .

Здесь мы хотим получить данные из нескольких разных объектов. Мы также можем выбрать один из вариантов того, как мы хотим оформить нашу форму. Если мы хотим создать плоскую форму, мы можем выбрать упорядочение с помощью tblTasks , которая создаст эту единственную форму со всеми полями, расположенными в плоском виде, как показано выше.

Однако, если мы хотим создать иерархическую форму, основанную на этом отношении «один ко многим», мы можем выбрать размещение наших данных по tblProjects.

В вышеприведенном окне у нас есть возможность включить подчиненную форму для tblTasks , или мы можем сделать ее связанной формой.

В этой связанной форме tblProjects будет иметь кнопку, которая будет запускать вторую форму, отфильтрованную по проекту, который мы выбрали в этой форме базовых проектов.

Давайте теперь выберем Форму с подформой (формами) и затем нажмите Далее .

На следующем экране вы можете выбрать макет для вашей подчиненной формы. Представление таблицы данных выбирается по умолчанию. Представление таблицы данных аналогично представлению таблицы. Теперь нажмите Next .

На следующем экране вам нужно указать имя для ваших форм. Введите желаемое имя и нажмите Готово .

Access даст вам предварительный просмотр того, как выглядит ваша форма. Кроме того, у вас есть элементы управления в главной форме, которая находится в нашей таблице Projects . Когда вы спуститесь вниз, вы увидите подчиненную форму. Это как форма внутри формы.

10.1. Общее представление о формах

            База данных разрабатывается для того, чтобы её содержимым и возможностями пользовались представители различных подразделений организации.

Их интересует удобный интерфейс, который позволяет осуществлять просмотр данных, их актуализацию, находить определённые фрагменты с помощью типовых запросов или более интеллектуальных средств. В Access 2010 форма является самостоятельным объектом, который хранится внутри базы.

При разработке базы данных следует воспользоваться различными способами создания формы, которые предлагаются на вкладке «Создание» панели Access (Рис. 116).

Рис. 116. Средства для работы с формами на панели Access

            В зависимости от постановки задачи, разработчик выбирает вариант создания интерфейса пользователя для работы с данными базы.

Самым быстрым способом создания форм – использование мастера форм , самостоятельное создание формы осуществляется с помощью Конструктора или в режиме Пустая форма.

В этих случаях разработчик может использовать элементы управления (кнопки, текстовые окна и другие), подключать макросы или писать программные модули на VBA. При использовании различных вариантов построения формы, имеется возможность включать в неё поля из разных таблиц и запросов.

10.2. Использование Мастера форм

            Работа с любым мастером в MS Windows построена по единому сценарию, когда разработчику предлагается выполнить ряд шагов по выбору и размещению необходимых данных, а затем ввести определённые правки в созданный элемент. Поэтому в Access предлагается разнообразие выбора для разработчика. Вспомните задачу, которую решали для канцелярии предприятия (раздел 7.3.) – Запрос «Телефоны и должность», который можно превратить в удобный интерфейс.

1.        На вкладке «Создание» панели базы данных щёлкните левой кнопкой мыши по пиктограмме .

2.        В открывшемся окне перенесите те поля в правое окно, которые потребуются канцелярии для работы (Рис. 117).

Рис. 117. Создание макета формы с помощью Мастера

3.        На следующем шаге выберите форму (Рис. 118.) представления данных (попробуйте переключать названия видов), перейдя на следующий шаг, задайте имя форме, например, , которое отобразится в области переходов.

4.        Запустите форму на исполнение, вы увидите, что сначала появится диалоговое окно, как в запросе, с просьбой ввести должность, а затем все данные будут переданы на форму (Рис. 119). На форме отображаются данные только одной записи, внизу находится окно навигатора, в котором указано количество отобранных записей и номер просматриваемой записи.

Рис. 119. Форма, созданная с помощью Мастера

            Неудобством использования Мастера форм заключается в том, что все поля, которые были заданы для вывода, оформлены без участия разработчика. Следовательно, придётся входить в режим коррекции для доведения внешнего вида формы до того вида, который удовлетворяет разработчика. Безусловно, удобство использования Мастера заключается в скорости создания формы.

            Часто сотруднику, который пользуется интерфейсом базы данных, выполненного в виде формы, требуются дополнительные средства для быстрого поиска необходимых сведений, такие как: сортировка данных по полям, фильтрация данных, тогда на экран можно вывести форму вместе с таблицей запроса.

В таблице запроса можно выполнять, перечисленные ранее операции. Чтобы выдавать на экран одновременно форму вместе с таблицей запроса, на вкладке «Создание» раскройте пиктограмму  , в списке выберите строку  .

  Фантазия разработчика позволяет создавать разнообразные формы с помощью Мастера, но следует помнить, что не всегда удаётся правильно подобрать источники (Рис. 120).

Рис. 120. Сообщение системы с неудачно подобранными таблицами

10.3. Редактирование формы, созданной в режиме Мастер

            Форма, созданная в режиме Мастера, может быть видоизменена, это связано с тем, что разработчика или заказчика не удовлетворяют дизайн, размер шрифта, расположение отдельных элементов, отсутствие гиперссылок или кнопок для управления. Осуществить редактирования формы можно несколькими способами. Во-первых, на этапе разработки, во-вторых, в режиме Конструктора, в третьих в режиме макета. Рассмотрим вариант редактирования формы, созданной в разделе 10.2, в режиме макета.

            Щёлкните правой кнопкой мыши по наименованию формы в области переходов базы данных, выберите из меню строку с командой  или раскройте список в пиктограмме «Режимы» (на ленте слева), выберите «Режим макета».

Сначала придётся выполнить условия запроса (в диалоговое окно ввести наименование должности), а затем будет открыта форма в режиме макета.

Обратите внимание, на панели появилась новая вкладка «Работа с макетами форм», в которой отображены дополнительные элементы управления и пиктограмма «Страница свойств» (в правом углу), как показано на рисунке 121.

Рис. 121. Панель базы данных с вкладкой «Работа с макетами форм»

            Возможности редактирования формы в режиме макета очень обширные, освоить все приёмы можно только тогда, когда самостоятельно начнёте пробовать варианты, предлагаемые системой. Наша цель – изучить технологию редактирования некоторых фрагментов формы.

В следующем  разделе будет идти речь о создании формы в режиме Конструктора, где будут даны рекомендации по редактированию представления данных на форме. Вкладка  «работа с макетами формы» имеет три ярлыка: Конструктор, Упорядочить, Формат.

Например, для выделения полей на форме, можно щёлкнуть левой кнопкой мыши по полю, а можно открыть ярлык «Формат», в левой стороне раскрыть список , с помощью которого можно выделять поля на форме, а затем использовать все возможности форматирования для изменения, выделенного элемента (Шрифт, Фон, Цвет заливки и т.п.).

Ярлык «Упорядочить» содержит ряд функций, которые относятся как ко всей форме, так и к отдельному элементу формы. Ярлык «Конструктор» удобно использовать для изменения свойств форме, группе элементов или отдельному элементу. Для открытия окна свойств, щёлкните по значку  – Страница свойств.

На рисунке 122 показан пример форматирования формы в режиме «Работа с макетами форм», слева показано окно свойств, относящееся к  элементу «Надпись» – наименование формы.

Рис. 122. Отредактированный вариант формы

            Мастер форм создаёт на форме наименования полей и содержимое этих поле, например, Фамилия – это наименование поля, Петров – это содержимое поля для записи под номером 4.

Вероятно, совсем не обязательно иметь наименования полей, например, фотография не нуждается в заголовке. Удалять с формы элементы очень просто, выделите поле и нажмите на клавишу Delete.

Обратите внимание, если на форме по элементу, с данными щёлкнуть правой кнопкой мыши, то в появившемся меню можно найти много полезных функций для редактирования этого элемента.

10.4. Разработка формы в режиме Конструктор

            Режим Конструктора форм используется для усовершенствования  внешнего вида, созданной с помощью Мастера или при создании формы с нуля. Для запуска Конструктора форм можно воспользоваться пиктограммой «Режимы» (слева на панели), а затем в меню выбрать , или на вкладке «Создание» нажать на пиктограмму  – Конструктор форм. Будет открыто окно (Рис. 123), содержащее заготовку формы.

Рис. 123.  Заготовка формы, открытая в режиме Конструктор

            Структура формы представляет собой набор компонентов:

§   Заголовок формы – область в верхней части формы, в которой можно располагать информацию, не зависящую от содержания отображаемых записей, например название организации.

§   Область данных – центральная часть формы, на которую выводятся данные из таблиц или запросов, пояснительные тексты, элементы управления.

§   Примечание формы – область в нижней части формы, в которую можно ввести информацию в виде пояснений.

            Каждая область является автономной, что даёт возможность задавать им собственный фон и формат представления данных.

В том случае, если не требуется иметь на форме области заголовка и примечаний, то их можно удалить, и наоборот, если форма не содержит этих областей, их можно добавить.

Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по области данных на форме, а затем выберите в меню команду в строке

            Технология создание формы с помощью Конструктора весьма разнообразна, поэтому, остановимся на нескольких моментах выбора источников записей для формы. На панели щёлкните по пиктограмме  – Добавить поля, слева от формы появится список полей (Рис. 124).

Рис. 124. Окно с доступным списком таблиц и полей для переноса на форму

            Перенос необходимых наименований полей на форму осуществляется захватом левой кнопкой мыши имени поля в окне «Список полей», с последующей буксировкой его на форму.

Обратите внимание, что одновременно с именем поля на форме будет появляться текстовое окно для вывода содержимого поля. Научитесь правильно перемещать наименование поля и это окно по форме.

Есть вариант перемещения автономно и вариант одновременного перемещения элементов. Размеры, стиль представления информации, цветовая гамма, положение и другие свойства, можно изменять, используя ярлык «Формат» или окно свойств.

На рисунке 125 представлен вариант формы, создаваемой в режиме Конструктор, на основе таблицы «Личные сведения», а так же открытая форма, после того, как её сохранили под именем «Список для отд кадров».

Рис. 125. Макет формы в Конструкторе и её отображение после запуска

            Обратите внимание, что в форме, которую используют для просмотра данных, внизу имеется панель с инструментами, позволяющие осуществлять пролистывание записей из формы, а так же в окно «Поиск» вводить поисковые предписания, что бы быстро найти необходимую запись.

Рис. 126. Инструменты на форме для пролистывания записей и осуществления поиска информации

            Созданная форма в режиме Конструктор, позволяет дополнять исходную таблицу данными только в том случае, если на ней присутствуют поля, контролируемые в таблице источнике.

В приведённом примере, источником является таблица «Личные сведения», в ней находится поле «Год поступления», на которое наложен контроль, поэтому, попытка пополнить эту таблицу данными через форму «Список для отд кадров» закончится неудачей, система выдаст сообщение (Рис. 127).

Кроме того, если в свойствах поля исходной таблицы против свойства «Обязательное поле» стоит «Да», то это поле надо вводить в форму.

Рис. 127. Сообщение системы о необходимости ввода данных в обязательное поле (контролируемое)

10.5. Использование пустой формы

            Разрабатывать форму для добавления в таблицу записи или вносить изменения в данные, удобно на основе пустой формы.

Проектирование которой, начинается щелчком левой кнопкой мыши по пиктограмме  на вкладке «Создание».

Предположим, что для внесения изменений и дополнений в таблицу «Доплаты», требуется разработать форму для канцелярии, где будут отслеживать приказы и вносить необходимые изменения.

1.        Создайте пустую форму, из окна «Список полей» перенесите на форму все поля таблицы «Доплаты» (порядок переноса полей неважен).

2.        Измените дизайн созданной формы, это можно выполнить разными способами, например, открыть вкладку «» и воспользоваться панелью «Форматирование текста», выделяя необходимое поле.

Другой способ форматирования – воспользоваться режимом Конструктор, для этого перейдите в этот режим, нажав на значок , который находится внизу формы (справа), как показано на рисунке 128.

Можно воспользоваться и третьим способом, остаться в режиме макета (пиктограмма ), и открыть окно свойств, в котором изменить параметры формы и элементов на ней.

Рис. 128. Расположение полей из таблицы на пустой форме

3.        Сохраните форму, например, задайте имя формы «Доплаты-для канцелярии». Запустите эту форму, пролистайте в ней все виды доплат, а затем внесите новый вид доплат, например, «Двое и более детей». Посмотрите, как изменится основная таблица «Доплаты».

Вопросы для самоконтроля

1.        Какие задачи можно решить, используя типы запросов на изменение?

2.        Как с помощью Мастера можно создать новую таблицу?

3.        Можно ли для создания новой таблицы использовать данные из разных таблиц?

4.        В чём смысл обновления записей в таблицах?

5.        Для обновления записи в таблице при создании запроса обязательно вводить все поля обновляемой таблицы, или нет?

6.        Как правильно удалять записи из таблиц?

7.        Можно ли восстановить удалённую запись из таблицы, какими способами этого можно добиться?

Источник: http://pavlov-rags.narod.ru/Accsess2010/HTML_doc/Tema10.htm

Лайфхаки
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: